行政文员 　　行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢？ 　　

他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。 　　

同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。 

文员 　　办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 　　

1. 接听、转接电话；接待来访人员。 　　

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 　　

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 　　

4. 做好会议纪要。 　　

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 　　

6. 负责传真件的收发工作。 　　

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 　　

8. 做好公司宣传专栏的组稿。 　　

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 　　

10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 　　

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 　　

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 　　

13 社会保险的投保、申领。 　　

14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 　　

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 　　

16. 接受其他临时工作. 

秘书 　　秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 　　

1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。目前我国秘书从业人员约达2300万人。 　　

我国外资企业秘书分三类： 　　

初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主； 　　

中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。 　　

高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。